منطق ارزیابی
سیستم ارزیابی
در بطن تعالی سازمانی، منطقی برای ارزیابی معیارها وجود دارد که شامل 4 عنصر زیر است:
1. نتايج
2.رويکرد
3.جاريسازي
4.ارزيابي و اصلاح
در این بخش به توضیح و تشریح مفهوم هر یک از این عناصر می‌پردازیم.
1.نتایج
داده‌هاي نتايج بايد جامع، به موقع، قابل اطمينان، درست و به طور مناسبي بخش بندي شده و با استراتژي و نيازها و انتظارات ذي نفعان مربوطه سازگار باشد. ارتباط بين نتايج مربوطه و تاثيرات آنها بر يكديگر بايد درك شده باشد. نتايج كليدي بايد شناسايي و اولويت‌بندي شده باشد.
در يك سازمان متعالي، نتايج، روندهاي مثبت و يا عملكرد خوب پايدار را نشان می دهند. اهداف، براي نتايج كليدي تعيين شده، مناسب بوده، تحقق يافته يا از آنها فراتر مي رود. همچنين در مورد نتايج كليدي، عملكرد مقايسه بيروني شده و اين مقايسه‌ها به ويژه در قياس با بهترين در بخش و يا با كلاس جهانی، مطلوب هستند. درك رابطه بين توانمندسازهاي كليدي و نتايج كليدي اطمينان ميدهد كه عملكرد مثبت در آينده پايدار می ماند.
2.رویکرد
آنچه كه يك سازمان براي انجام آن برنامه‌ريزي كرده و دلايلي كه براي انجام آن دارد را در بر مي‌گيرد. يك رويكرد مناسب منطق روشني دارد كه بر نيازهاي حال و آينده سازمان تمركز مي‌كند و از طريق فرآيندهايي كه به خوبي تعريف شده‌‌اند عينيت مي‌يابد و بر نيازهاي ذي‌نفعان اين رويكردها به طور روشني تمركز دارد.علاوه بر اين، رويكردها يكپارچه مي‌شوند. بدين معني كه يك رويكرد يكپارچه، به روشني ريشه در استراتژي دارد و با ساير رويكردها در موارد مقتضي در ارتباط است. اصلاحات در رويكردها در طول زمان اعمال مي‌شود.
3.جاری‌سازی
آنچه را كه يك سازمان براي جاري كردن رويكرد انجام ميدهد. در يك سازمان متعالي رويكردها در حوزه‌هاي مربوطه به روشي نظام‌مند اجرا مي‌شوند. اجراي نظام‌مند به خوبي برنامه‌ريزي شده و به روشي كه براي رويكرد و سازمان مناسب باشد ارائه مي‌شود. توانايي مديريت تغييرات در رويكردها در يك چارچوب زماني مناسب وجود خواهد داشت.
4.ارزیابی و اصلاح
آنچه را كه يك سازمان براي ارزيابي و اصلاح توامان رويكردها و جاري سازي آنها انجام ميدهد، در بر مي گيرد. در يك سازمان متعالي رويكرد و جاري سازي آن، مورد اندازه‌گيري منظم اثر بخشي و كارايي قرار مي‌گيرد. فعاليت‌هاي يادگيري انجام مي‌شود و روش‌هايي براي به كارگيري خلاقيت در ايده‌‌پردازي رويكردهاي نوين يا تغيير يافته وجود دارد. برونداد اندازه‌گيري، يادگيري و خلاقيت براي شناسايي، اولويت بندي، برنامه‌ريزي و اجراي بهبود و نوآوري استفاده خواهد شد.
خود ارزیابی
خود ارزیابی یك بازنگری جامع، روشمند و منظم از فعالیت‌ها و دستاوردهای یك سازمان با استفاده از مدل تعالی سازمانی است.
فرآیند خود ارزیابی، تشخیص صریح نقاط قوت و زمینه‌هایی كه قابل بهبود هستند را برای سازمان ممكن می‌‌سازد. در ارزیابی و خود ارزیابی‌های اولیه، سازمان روند بهبود را طی دوره‌های عملیاتی متوالی در درون خود می‌سنجد و در سطوح بالاتر تعالی، این كار را از طریق مقایسه خود با رقبای محلی، سازمان‌های الگو و سازمان‌های تراز اول در حرفه خود یا حرفه‌های مشابه در جهان صورت می‌دهد.
رویكردهای خود ارزیابی
چهار رویكرد خود ارزیابی كه سازمان‌ها می‌توانند از آنها یا از تركیبی از آنها برای ارزیابی عملكرد خود و دستیابی به نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود استفاده كنند، عبارتند از:
1.رویكرد پرسشنامه‌ای
2.رویكرد كارگاهی
3.رویكرد پروفورما
4.رویكرد شبیه‌سازی جایزه
در ادامه هر كدام از رویكردهای خود ارزیابی توضیح داده می‌شوند:
1.رویكرد پرسشنامه‌ای
این رویكرد با صرف حداقل منابع و زمان، منجر به تكمیل پرسشنامه‌ای واقعی و مستدل می‌شود. برای جمع‌آوری اطلاعات درباره آگاهی و ادراكات كاركنان در درون سازمان، این رویكرد یك رویكرد عالی به حساب می‌آید. برخی از سازمان‌ها به عنوان روشی برای گردآوری داده‌ها در سطح وسیع و با هدف پشتیبانی از رویكردهای دقیق‌تر خود ارزیابی، از پرسشنامه‌هایی با پاسخ‌های بلی یا خیر، استفاده می‌كنند.
2.رویكرد كارگاهی
مزیت این رویكرد آنست كه به مشاركت فعال مدیران و افراد كلیدی واحد اجرا كننده خود ارزیابی نیاز دارد. این گروه مسئول جمع‌آوری داده‌ها و ارائه شواهد جمع‌آوری‌شده در كارگاه به همتایان خود می‌باشند. این كار آغازی برای دستیابی به اتفاق نظر در گروه مدیریت است. تجربه نشان داده است كه دو نفر از كاركنان كه به عنوان ارزیاب، كاملاً آموزش دیده باشند، برای تسهیل این فرآیند مورد نیاز هستند.
مطلوب‌تر است كه یكی از ارزیابان از واحدی باشد كه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و ارزیاب دیگر از سایر بخش‌های سازمان و یا سازمانی دیگر، مثلاً یكی از سازمان‌های مشاوره مدیریت انتخاب شود.
پنج جزء فرآیند رویكرد كارگاهی عبارتند از: آموزش، جمع‌آوری داده‌ها، كارگاه نمره‌دهی، توافق بر سر اقدامات اصلاحی و بازبینی پیشرفت در قبال برنامه‌های عملیاتی.
3.رویكرد پروفورما
یكی از راه‌های كاهش حجم كار، در مقایسه با رویكرد شبیه‌سازی جایزه، عبارتست از ایجاد مجموعه‌ای از صورت وضعیت‌ها، به عنوان مثال، یك صفحه برای هر یك از اجزای معیارها در نظر گرفته و توضیحات داده شده درباره اجزای معیارها در بالای صفحه و زمینه‌های مربوط به آن در زیر توضیحات مزبور درج گردد. بقیه صفحه به بخش‌هایی برای ذكر موارد قوت و زمینه‌های قابل بهبود و شواهد عینی تقسیم می‌شود.
مدارك خود ارزیابی را می‌توان توسط افراد یا گروه‌ها در درون سازمان تهیه كرده و توسط ارزیابان آموزش دیده مورد ارزیابی قرار داد و یا گروه مزبور می‌تواند فعالیت ارزیابی را بر اساس مسئولیت‌هایش انجام دهد.
برای بازبینی نتایج خود ارزیابی می‌توان از گروه‌های خارج از سازمان نیز استفاده نمود. برای سازمان‌های بزرگتر كه شامل چندین واحد هستند، می‌توان اطلاعات واحدهای مختلف را جمع‌آوری نموده و نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود مشترك را مشخص نمود. از این به بعد می‌توان استراتژی جاری را مورد بازبینی قرار داده و برنامه‌های بهبود در سطح سازمان را توسعه داد.
4.رویكرد شبیه‌سازی جایزه
این رویكرد مبتنی بر ارائه مدارك كامل در راستای ” اظهارنامه جایزه ملّی بهره‌وری و تعالی سازمانی“ به منظور انجام خود ارزیابی است. پس از تهیه اظهارنامه، یك گروه آموزش‌دیده از ارزیابان آن را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. برای ارزیابی یك واحد می‌توان ارزیابان را از سایر بخش‌ها یا واحدهای فرعی سازمان بكار گرفت. اگر كل سازمان مشمول ارزیابی قرار می‌گیرد، می‌توان از برخی از ارزیابان خارجی نیز استفاده كرد.
